この記事では、三宮や元町などで貸会議室を選ぶ際の大切なポイントを3つに分けてご紹介します。
貸会議室と言っても、立地の違いはもちろんのこと、部屋のサイズや用意されている備品など大きく違ってきます。
これからご紹介する内容を参考に、理想としている貸会議室を借りられるようにしましょう。
【1】最寄駅からの距離・行き方を事前にチェック
貸会議室をレンタルする際は、貸会議室の最寄り駅やアクセス方法を事前にチェックすることが大切です。
貸会議室を利用するシーンとしては、「会社の会議室が一杯で使えない」「会社外の人との面会」などが考えられます。
普段行かない場所を利用するため、レンタルする貸会議室の最寄り駅やアクセス方法をしっかりと把握しておきましょう。
また、駅近くの貸会議室の方が道に迷うリスクも少なくて済みます。仮に行き方は簡単だとしても、参加メンバーには事前の周知も忘れずに行いましょう。
住所や最寄り駅の情報だけではなく、最寄り駅からの距離や目印、貸会議室の番号なども知らせてあげましょう。
ちょっとした心遣いが、快適な研修やミーティングを行うためには大切です。
【2】収容人数を事前にチェック
貸会議室は部屋のサイズが様々です。数人単位の小部屋から、百人単位で収容できる部屋もあります。
そのため、貸会議室を予約する前は、参加予定人数と部屋の収容人数を考慮して、予約するようにしましょう。
大抵の貸会議室のレンタル事業を行っている会社のサイトでは、「最大収容人数」や「部屋のサイズ」などが記載されています。
借りる前はサイトに書かれている基礎的な情報を確認しましょう。
【3】必要な備品をチェック
貸会議室で使用する予定のパソコンやモニター、プロジェクターなどが備品として用意されているのかも事前にチェックするのは大切です。
最近の貸会議室では、基本的にパソコンを利用を想定して、モニターやプロジェクターが準備されています。
しかし、場所によっては予約が必要だったり、有料だったりします。
「多分あるから大丈夫だろう」と思わずに、会議やミーティングで使いたい備品がちゃんと置かれているか確認することを忘れないようにしましょう。
さいごに
三宮や元町近辺には数多くの貸会議室があります。しかし、「どこでもいいだろう」という気持ちでレンタルをしてしまうと思わぬトラブルに見舞われるかもしれません。
そうならないためにも、今回ご紹介した内容を参考に最適な貸会議室を借りるようにしましょう。
