繁忙期がある?貸会議室を選ぶ際はピークを把握するのが大切!

研修

ミーティングや研修の準備で貸会議室を探したけど、なかなか空いている部屋が見つからなかった経験はありませんか?

タイミングが合えばすんなり借りられますが、時期によっては満室になっているかも知れません。

この記事では、貸会議室の繁忙期をご紹介しつつ、ピークシーズンに問題なく部屋を借りるための選び方をご紹介します。

貸会議室の繁忙期は4月~6月

貸会議室が借りにくくなるシーズンは一般的には4月~6月と言われています。

その理由は、この時期は新入社員などに向けた集まりや研修が頻繁的に行われるためです。

この時期は多くの企業からの需要が伸びるため、場所によっては相場よりもレンタル料金が高くなることもあります。

急なミーティングや研修で貸会議室を借りる必要がある時期が、この4月~6月の場合は、部屋が借りれなかったり、レンタル料がかさんだりするかもしれません。

もしも、このピーク時に部屋を借りる必要がわかったのが早い段階だった場合は、計画的に準備をはじめて、貸会議室をレンタルするようにしましょう。

繁忙期の貸会議室の選び方

ここからは繁忙期に貸会議室を選ぶ方法についてご紹介します。

少しの心がけで、大きなトラブルの発生を防ぐことができます。しっかりと選び方を押さえましょう。

予約候補を2箇所以上挙げる

一つ目の方法は、借りる貸会議室を1箇所に絞らず、予定候補を2箇所以上挙げておくことです。

貸会議室の繁忙期となる4月~6月は新卒者の研修などが行われることが多いので、部屋のサイズも人数に合わせた中型から大規模なサイズの部屋がレンタルされます。

もしも、レンタルを想定している部屋のサイズが中型以上だった場合は、2箇所以上を保険として押えておくと安心でしょう。

できるだけ早めに日時を決める

複数の部屋を仮予約できたとしても、どこの貸会議室も期限ギリギリまで待ってくれるとは限りません。

繁忙期となれば仮予約状態で待ってくれる時期も短くなるかもしれません。

そのため、繁忙期に貸会議室を借りる場合は、できるだけ早い段階で研修やミーティングの日時を決定することです。

日時を決める際は、今仮予約している部屋に全員収容できるのかも改めて確認をしましょう。

「全員を収容できなかった」なんて思いもよらないトラブルに見舞われないようにするためです。

最後に

繁忙期となる4月~6月は貸会議室の争奪戦でもあります。

今回ご紹介した内容を参考に、確実に貸会議室をレンタルできるよう、研修の予定感や参加人数などを改めて確認をしましょう。