貸会議室を選ぶポイントと賢い利用方法

会議

突然発生したミーティングや打ち合わせの際、メンバーとの時間調整と同じくらい大変なのが、場所を決めることです。

今回は突然のミーティングなどの際にも役に立つ、貸会議室を選ぶポイントや会議室の種類などについてご紹介していきます。

貸会議室を借りる前に確認すべき3つのポイント

貸会議室を選ぶ前に大切なのは、そもそもの「参加人数」「必要な道具」「予定時間」の3つです。

貸会議室と一口にいっても、広さや借りられる時間、揃っている備品などが違ってきます。

貸会議室を借りる目的に合わせた部屋を借りるために、まずはこの3つのポイントを整理する必要があるでしょう。

参加人数

貸会議室には小規模向けから大規模な研修ができるような大きな部屋まで、様々なタイプが存在します。

大きな部屋になるほど、レンタル料も高くなるので、参加人数を把握して最適なサイズの部屋を借りることができれば、余分な費用も支払わずに済むことでしょう。

会議室をレンタルできる会社のサイトには、基本的に部屋の大きさと収容人数が記載されているのが一般的です。

参加予定の人数に合わせたサイズの部屋を借りるようにしましょう。

必要な道具

貸会議室では部屋のタイプによって揃っている備品が異なることがあります。

備品というのはモニターやホワイトボード、プロジェクターなどのミーティングでは欠かせないアイテムのことです。

また、貸会議室を提供してくれる会社によっては備品のレンタルが別料金になっていることもあります。

話し合いだけを目的とした会議なら備品は必要ないかもしれませんが、共有したい資料などがある場合は、モニターが必要になるかもしれません。

貸会議室を予約するためには使える備品と、有料か無料かも事前に確認しましょう。

使用時間

貸会議室は1日レンタルできるところもあれば、30分や1時間単位でレンタルできるところもあります。

会議室をレンタルする際は、ミーティング開始時間と終了時間を事前に確認してから予約するのを忘れないようにしましょう。

【目的別】貸会議室の種類をご紹介

ここからは貸会議室の種類をご紹介していきます。

貸会議室は、研修やミーティングなどの目的に合わせた種類の部屋を借りるのが賢い利用方法です。

これからご紹介する内容を参考に、目的にあった貸会議室を選ぶようにしましょう。

研修の際は壇上やプロジェクターがある会議室

研修やプレゼンなど、一人が複数人に対して話す場合は、壇上やプロジェクターがある貸会議室を利用しましょう。

大画面を使って人前で話すシーンでは、プロジェクターは欠かせないアイテムとなります。

プロジェクターは有料の備品として利用できる会議室が一般的なので、部屋の予約と一緒に忘れずに備品のレンタルをしておきましょう。

また、会議室によってはテーブルが付いていない部屋もあります。

資料などを配布する場合はテーブルが使える会議室を選ぶとより良いでしょう。

インターネット環境(wifi・有線LAN)

会議などの複数人で話し合う場合は、各々がパソコンを持ち寄ることが大体でしょう。

最近では会社の資料をクラウドサービス上でまとめていることもあるので、インターネット環境は必須になります。

会議室によってはインターネットがない場所もあるので、会議やミーティングで部屋を借りる際はインターネット環境が整っているのか忘れずに確認しましょう。

最後に

貸会議室は都心を中心に多くの場所で利用できる便利なサービスです。

ですが、部屋の大きさや利用時間を事前に確認しないで部屋の予約をしてしまうと、思わぬ失敗につながるかもしれません。

今回ご紹介した内容を参考に、自分の目的にあった会議室を借りるよう心がけていただければと思います。